Studiu de caz
dezShop: comenzi, facturi și încasări legate în CRM
Cum am conectat SmartBill, curierii, extrasele bancare, Stripe și exporturile WinMentor în operațiunile proprii de piese auto.
dezShop este un proiect din operațiunile proprii. azai a construit legăturile dintre CRM, magazinul online, facturare, livrare și evidența încasărilor. Echipa lucrează cu aceste informații în același sistem.
Problema de rezolvat
O vânzare produce mai multe documente: comandă, factură, AWB și dovada încasării. Plata poate veni prin bancă, procesator sau ramburs, cu referințe și comisioane diferite. Scopul integrării este să poți urmări aceste legături și să vezi ce a rămas de verificat.
Cum circulă datele
- 01
Comandă și factură
CRM-ul păstrează clientul și produsele, apoi emite documentele prin SmartBill API. Transmiterea e-Facturii către ANAF trece prin SmartBill.
- 02
Expediere
Datele comenzii sunt folosite pentru generarea AWB-ului. Integrarea cu curierii aduce înapoi numărul de urmărire și statusurile de livrare.
- 03
Încasare și reconciliere
Extrasele Banca Transilvania, decontările Stripe, Netopia și rambursurile sunt aduse în evidența încasărilor. Legăturile cu facturile și comenzile pot fi verificate de operator.
- 04
Export contabil
Facturile, partenerii și încasările alocate sunt pregătite în fișiere pentru WinMentor. Exportul folosește referințele documentelor și mapările contabile.
Ce verifică sistemul
Plăți parțiale și diferențe
O încasare alocată parțial rămâne distinctă de una acoperită integral. Diferențele nu dispar prin simpla importare a extrasului.
Dubluri și stornări
Verificările tratează importurile repetate și documentele stornate, ca aceeași sumă să nu fie înregistrată din nou pe o factură nepotrivită.
Comisioane și decontări
La Stripe, suma virată se reconstruiește din tranzacțiile componente. Rambursările și disputele sunt tratate separat de o vânzare obișnuită.
Cum se vede o plată parțială
Exemplu fictiv, cu sume alese pentru explicație. Nu conține documente sau date ale clienților.
| Document | Valoare | Încasare alocată | Rest de urmărit |
|---|---|---|---|
| Factura EXEMPLU-001 | 1.000 lei | 600 lei | 400 lei |
Rezultatul și aplicarea la altă firmă
Rezultatul este un registru în care echipa poate urmări încasarea până la documentul aferent și poate vedea alocările incomplete. Contabilitatea primește fișiere generate din aceeași evidență. Separat, descărcarea SPV aduce facturile furnizorilor într-o arhivă și extrage datele lor pentru documentele interne.
Exemplul descrie implementările folosite în operațiunile dezShop. Pentru altă firmă adaptăm seriile, formatele de extras, curierii și regulile de potrivire. Conectarea directă la bancă prin open banking și exporturile Saga sunt dezvoltări la cerere.
Magazinul dezShop