Pentru case de expediții și comisionari vamali
Facturi de la linii maritime, transportatori, terminale și vamă, puse pe dosarul corect și refacturate clientului. Ce e clar face codul, ce cere interpretare face AI-ul, restul ajunge la om ca întrebare. Facem asta pentru firmele noastre și pentru alți clienți.
Pe scurt
azai leagă facturile furnizorilor de dosarele de expediție, pentru case de expediții și comisionari vamali din România. Le citim din SPV sau din PDF, le punem pe dosar după container, B/L, CMR sau AWB, le comparăm cu oferta și pregătim factura către client. Ce nu se leagă sigur ajunge la om ca întrebare.
Furnizori diferiți, monede diferite, referințe diferite. Din România vin XML-uri prin SPV, din străinătate vin PDF-uri.
Codul aplică regulile clare, AI-ul citește documentele, omul decide.
Pe email, din SPV sau de la un coleg, în orice limbă.
XML-ul îl citește codul, PDF-ul îl citește AI-ul.
După container, B/L, CMR, AWB sau booking. Fără referință clară, AI-ul propune dosarul.
Suma față de ofertă, moneda și cursul, costul față de factura către client.
Ce nu se leagă sigur ajunge la omul de pe dosar, cu factura atașată.
Din costurile dosarului și tariful convenit, în formatul sistemului vostru.
Omul o verifică și o emite. Nimic nu pleacă fără el.
Timpul se duce pe excepții, iar o excepție scăpată e un cost plătit și nefacturat. Sistemul nu ghicește, întreabă omul de pe dosar.
Cum o prindem
Factura nu are niciun număr de container, B/L sau booking care să existe în dosarele deschise.
Ce primește omul de pe dosar
Factura de 640 EUR de la Exemplu Shipping Ltd are referința XYZ123, care nu apare în niciun dosar. Pe ce dosar o punem?
Cum o prindem
Dosarul e facturat clientului, dar factura unui furnizor n-a venit încă, sau a venit după facturare.
Ce primește omul de pe dosar
Dosarul 0412 e facturat clientului. A sosit acum demurrage de 4 zile, 360 EUR, de la linia maritimă. Îl refacturăm?
Cum o prindem
Factura transportatorului e mai mare decât oferta salvată în dosar.
Ce primește omul de pe dosar
Transportatorul a facturat 1.450 EUR pentru cursa din 12 octombrie. Oferta din dosar era de 1.300 EUR. E o suprataxă acceptată sau o greșeală?
Cum o prindem
Costul e în dolari, factura către client în euro sau în lei, iar cursul diferă între data facturii furnizorului și data refacturării.
Ce primește omul de pe dosar
Navlul de 2.100 USD se refacturează în EUR. Folosim cursul BNR din ziua facturii furnizorului sau cursul din contractul clientului?
Cum o prindem
Linia maritimă trimite o singură factură pentru containere din dosare diferite, sau un avans care acoperă doar o parte.
Ce primește omul de pe dosar
Factura de THC acoperă patru containere. Trei sunt în dosarul 0418, al patrulea nu apare în niciun dosar. Al cui e?
Cum o prindem
Dosarul are costurile, dar lipsește B/L-ul, CMR-ul semnat sau dovada livrării pe care o cere clientul.
Ce primește omul de pe dosar
Pentru dosarul 0421 avem toate costurile, dar nu avem CMR-ul semnat la descărcare. Îl cerem transportatorului înainte de facturare?
Un cost care nu se leagă sigur de un dosar nu intră nici pe dosar, nici pe factura către client. Rămâne întrebare până răspunde un om.
Același fel de verificare rulează deja la noi. Fiecare factură de curierat e comparată, pe AWB, cu tariful contractat, iar diferențele ajung la un om.
Vezi auditul facturilor de curieratExemple fictive. Firmele, referințele și sumele sunt inventate.
Nu cerem schimbarea programului de facturare sau a ERP-ului. Lucrăm cu ce are firma deja.
Dacă programul de facturare sau ERP-ul acceptă un import din Excel sau CSV, pregătim fișierul în formatul lui.
Dacă sistemul are un API, costurile și facturile pregătite pot merge direct acolo, după un test pe câteva dosare.
Dacă nu există nici import, nici API, primiți o pagină web cu fiecare dosar: costuri, facturi către client, diferențe și întrebări deschise.
Pentru declarant, partea lentă e copierea datelor din documentele comerciale. O pregătim noi. Declarația o face el, în sistemul pe care îl folosește.
Din factura comercială, packing list și documentul de transport extragem expeditorul, destinatarul, mărfurile, cantitățile, greutățile, valorile și numărul de colete.
Greutatea și coletele din packing list se compară cu documentul de transport, iar totalul facturii cu suma liniilor. Pentru o marfă vămuită înainte, propunem codul tarifar folosit atunci.
Datele ajung într-un tabel pe care declarantul îl verifică. Codurile pentru mărfuri noi, întocmirea și depunerea declarației sunt ale lui.
Primul test e gratuit.
Din aceeași lună, anonimizate: facturile furnizorilor, ofertele și facturile către client.
Ce program de facturare folosiți, cum numerotați dosarele și ce referințe apar pe facturi.
Fiecare cost pus pe dosarul lui, ce n-am putut lega și diferențele față de oferte și de facturile către client.
Dosarele sunt deja închise, deci vedeți imediat ce a prins sistemul și ce a ratat. Apoi stabilim cum rulează zilnic.
Fiecare AWB de pe factura curierului e comparat cu tariful contractat. La prima rulare a găsit aproximativ 447 de lei facturați în plus.
Facturile primite se descarcă noaptea, se arhivează și se leagă de furnizor. Din ele extragem liniile, AWB-urile și referințele.
Extrasele se potrivesc automat cu facturile și plățile, cu cursuri BNR preluate automat. Potrivirile clare se marchează singure, restul rămân într-un registru de excepții.
Agentul dezShop cere clientului ce lipsește dintr-o cerere și lasă unui coleg ce nu poate rezolva.
Cum am conectat SmartBill, curierii, extrasele bancare, Stripe și exporturile WinMentor în operațiunile proprii de piese auto.
Mesaj automat după apelul pierdut, un model care decide cine răspunde și un agent care cere ce lipsește și deschide cererea în CRM.
azai (azai.ro), studio de inginerie software din Constanța. Citim facturile furnizorilor, din SPV sau ca PDF, le legăm de dosar după container, B/L, CMR, AWB sau booking, le comparăm cu oferta și pregătim factura către client. Ce nu se leagă sigur ajunge la om ca întrebare. Lucrăm la distanță, pentru case de expediții și comisionari vamali din România. Contact: contact@azai.ro.
Nu. Lucrăm cu importul sau cu API-ul sistemului vostru, dacă există. Dacă nu, primiți o listă pe dosar din care facturați ca până acum.
XML-urile e-Factura din SPV, exact, și PDF-urile furnizorilor străini, în engleză sau în altă limbă, cu AI. Și scanările se pot citi, dar ce nu se vede clar devine întrebare.
Nu intră pe niciun dosar. Omul care se ocupă de dosare primește întrebarea, cu factura atașată și cu dosarele care ar putea fi potrivite.
Cum îl tratați voi. Cursul BNR se preia automat, iar regula, de exemplu cursul din ziua facturii furnizorului sau cel din contract, o stabilim cu voi pentru fiecare client.
Nu. Pregătim datele din factura comercială, packing list și documentul de transport, cu verificări între ele. Declarația o întocmește și o depune declarantul.
Voi. Pregătim factura din costurile dosarului și din tariful convenit, iar omul de pe dosar o verifică și o emite din sistemul firmei.
Scrieți-ne și stabilim împreună ce dosare folosim. Vă arătăm ce costuri se leagă singure, ce diferențe apar și ce întrebări ar fi primit omul de pe dosar. Primul test e gratuit.