Pentru distribuitori și comerț en-gros
Le citim, le potrivim cu clienții și facturile voastre și le pregătim pentru ERP. Când ceva e neclar, sistemul nu ghicește. Lămurește cu omul potrivit din echipă, pe email sau WhatsApp, și duce treaba la capăt.
Pe scurt
azai automatizează munca din jurul ERP-ului la distribuitori și firme de comerț en-gros din România: comenzile venite pe alte căi decât aplicația agenților, retururile și notele de credit, potrivirea încasărilor cu facturile și decontarea promoțiilor. Când ceva e neclar, sistemul lămurește cu omul potrivit din echipă, pe email sau WhatsApp. Nu înlocuim ERP-ul și nici aplicația agenților.
Comanda luată de agent intră singură în ERP. Restul, nu.
Codul aplică regulile clare, AI-ul citește mesajele și documentele, omul decide.
O comandă pe WhatsApp, un email cu retur, un extras bancar, o factură din SPV.
Fișierele cu structură le citește codul. Mesajele, pozele și PDF-urile le citește AI-ul.
Comanda cu clientul și produsele lui, returul cu factura inițială, plata cu facturile pe care le acoperă.
Prețul din lista clientului, plafonul de credit, sumele reținute față de contract.
Ce e neclar se lămurește cu colegul responsabil, pe email sau WhatsApp, cu documentul atașat.
Automat, prin importul sau API-ul ERP-ului, dacă acesta permite. Altfel, sau unde vreți control, le introduce ori le confirmă un om.
Cazurile simple merg singure. Timpul se duce pe excepții, așa că sistemul nu ghicește. Lămurește cu omul potrivit.
Cum o prindem
Magazinul scrie „ca data trecută, dar fără biscuiți” sau trimite o poză cu raftul gol.
Mesajul către colegul responsabil
Exemplu Market cere „ca data trecută, fără biscuiți”. Comanda trecută avea trei feluri de biscuiți. Îi scoatem pe toți trei?
Cum o prindem
Lanțul plătește mai puțin decât facturile, iar extrasul nu spune de ce.
Mesajul către colegul responsabil
Plata de la Lanț Exemplu acoperă 12 facturi de 51.000 lei, dar lipsesc 2.800 lei. Rabatul din contract, 3%, explică 1.530 lei. Cerem decontul pentru restul de 1.270 lei?
Cum o prindem
Agentul aduce produse expirate, dar nu se știe de pe ce factură au plecat.
Mesajul către colegul responsabil
Returul de la Exemplu Market are 24 de bucăți dintr-un cod livrat pe trei facturi din ultimele două luni. Pe care facem nota de credit?
Cum o prindem
Discountul s-a dat pe facturi, dar decontul către producător cere dovezi pe care nu le avem pe toate.
Mesajul către colegul responsabil
Pentru promoția din octombrie avem 140 de facturi cu discount. La 9 clienți lipsește confirmarea afișării. Le cerem agenților?
Cum o prindem
CUI-ul e inactiv la ANAF sau adresa de livrare nu se potrivește cu nimic din ce știm.
Mesajul către colegul responsabil
Clientul nou Exemplu Shop SRL are CUI-ul inactiv la ANAF. Îl creăm în ERP sau așteptăm?
Cum o prindem
ANAF respinge factura, de exemplu pentru un CUI sau un cod de țară greșit.
Mesajul către colegul responsabil
Factura 1234 a fost respinsă în SPV: lipsește CUI-ul clientului. Îl completăm și o retrimitem?
O comandă, un retur sau o plată pe care sistemul nu le poate potrivi sigur nu intră în ERP. Așteaptă până le lămurește cineva din echipă.
Agentul WhatsApp de la dezShop face deja asta cu cererile clienților: cere ce lipsește și lasă unui coleg ce nu poate rezolva.
Vezi cum lucrează agentulExemple fictive. Firmele și sumele sunt inventate.
Preia cererile clienților pe același număr cu operatorii, cere ce lipsește și deschide cererea în CRM. Ce nu poate rezolva lasă unui coleg.
Extrasele se potrivesc automat cu facturile și plățile. Potrivirile clare se marchează singure, restul rămân într-un registru de excepții.
Facturile se emit din CRM prin SmartBill, iar facturile primite se descarcă din SPV noaptea, cu verificare de plătitor de TVA la ANAF.
Testăm gratuit pe documentele unei luni încheiate.
Încasările de la lanțuri, comenzile de pe WhatsApp sau retururile. Una ajunge pentru început.
Pe documente anonimizate: extrase și facturi, mesaje cu comenzi sau documente de retur.
Ce s-a potrivit singur, ce diferențe au ieșit și ce ar fi trebuit lămurit cu colegii.
Prin importul sau API-ul ERP-ului, sau dintr-o listă pe care o verificați zilnic.
azai (azai.ro), studio de inginerie software din Constanța. Preluăm comenzile venite pe telefon, WhatsApp sau email, retururile și notele de credit, potrivim încasările de la lanțuri cu facturile și pregătim decontarea promoțiilor, în jurul ERP-ului existent. Ce e neclar se lămurește cu omul potrivit din echipă. Contact: contact@azai.ro.
Nu. Lucrăm în jurul lor. Datele intră în ERP prin importul sau API-ul lui, dacă există. Dacă nu, primiți o listă pregătită din care le introduceți.
Nu se alocă. Sistemul o lămurește cu colegul de la încasări, care vede plata, facturile posibile și diferența.
Da. Problemele sunt aceleași: comenzi pe telefon, retururi, plăți cu deduceri de la lanțuri și comenzi urcate pe platformele lor.
Voi. Ce nu e sigur se lămurește cu un om, iar ce intră în ERP poate trece prin confirmarea unui om până vedeți că potrivirile ies corect.
Scrieți-ne și alegem împreună problema: încasările de la lanțuri, comenzile de pe WhatsApp sau retururile. Vă arătăm ce se potrivește singur și ce ar fi trebuit lămurit cu colegii. Primul test e gratuit.