Studiu de caz
WinMentor: din documente Excel în fișiere de import
Convertoare pentru un birou de contabilitate: NIR, avize, bonuri de achiziție și procese-verbale, cu mapări și verificări înainte de export.
azai a construit module de conversie pentru documentele gestionate de un birou de contabilitate. Prezentăm fluxurile fără numele biroului, ale firmelor sau date din fișierele lor.
Problema de rezolvat
Clienții folosesc fișiere Excel cu structuri diferite. Denumirile articolelor, unitățile de măsură și totalurile trebuie corelate cu nomenclatorul WinMentor. Copierea rândurilor nu este suficientă pentru un fișier de import corect.
Cum circulă datele
- 01
Citirea documentelor
Convertoarele citesc facturi de intrare, avize, bonuri de achiziție și procese-verbale. Fiecare flux are parserul potrivit structurii sursă.
- 02
Maparea datelor
Articolele, furnizorii și unitățile de măsură sunt legate de codurile folosite în program. La documentele de reciclare, maparea include codurile de deșeuri.
- 03
Previzualizare și verificare
În fluxul de procese-verbale, aplicația arată documentele, totalurile și erorile. Articolele nemapate și diferențele valorice blochează descărcarea exportului.
- 04
Fișiere de import
Pentru procesele-verbale de dezmembrare sunt generate fișiere de diminuare și mărire de stoc. Un lot mic de test este separat de restul documentelor, pentru verificare înaintea importului complet.
Ce verifică sistemul
Coduri și unități
Un articol fără corespondent în nomenclator trebuie mapat înainte de export. Conversia păstrează unitățile documentului și verifică echivalența lor cu programul.
Sume de control
Pentru procesele-verbale se verifică valoarea pozițiilor și totalurile, inclusiv egalitatea dintre valoarea scoasă și valoarea introdusă în stoc.
Lot separat pentru probă
Documentele incluse în lotul de test sunt excluse din pachetul rămas. Importarea lotului de test urmată de restul lotului nu repetă aceleași documente.
Verificarea valorii unui proces-verbal
Exemplu fictiv și simplificat. Arată o verificare a valorilor, nu un document contabil gata de importat.
| Valoare scoasă din stoc | Piese rezultate | Materiale rezultate | Diferență |
|---|---|---|---|
| 1.000 lei | 600 lei | 400 lei | 0 lei |
Rezultatul și aplicarea la altă firmă
Au fost construite cinci module pentru fluxuri contabile diferite. Conversia proceselor-verbale a fost verificată pe fișiere sursă reale, cu previzualizare, mapări și validări. Pentru fiecare configurație WinMentor, contabilul verifică gestiunile și setările de import și confirmă rezultatul unui lot de probă înainte de utilizarea completă.
Studiul descrie generarea și validarea fișierelor. Nu presupune că fiecare modul a fost importat și confirmat în toate configurațiile WinMentor. Saga și alte formate se construiesc la cerere, pornind de la un fișier sursă și un exemplu de import acceptat.